Le vérificateur général de la Ville de Gatineau dépose son rapport annuel 2013 au conseil municipal
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Gatineau, le 10 juin 2014 - Le vérificateur général de la Ville de Gatineau, Monsieur Alain Girard, CPA, CA, dépose son rapport annuel 2013 au Conseil municipal de la Ville.

«Le présent rapport annuel, que je dépose aujourd'hui au Conseil municipal, comprend vingt-neuf recommandations auxquelles je joins les commentaires de la direction des services concernés par les travaux d'audit. Ces mandats d'audit des processus de gestion municipaux apportent une valeur ajoutée à l'organisation et sont menés en étroite collaboration avec les gestionnaires. »

ANALYSE DE DONNÉES CONTRACTUELLES

Suite à des allégations de collusion révélées en 2013 à l'endroit de la Ville de Gatineau à l'égard de services professionnels et diverses révélations à la Commission Charbonneau, le Bureau du vérificateur général a choisi d'effectuer un audit relié à l'analyse de données contractuelles pour certaines activités de construction menées par la Ville.

Le mandat a porté particulièrement sur les étapes de l'estimation des coûts des travaux, de la stratégie d'approvisionnement et de la surveillance des travaux de toiture et de pavage exécutés au cours des années 2012 et 2013.

La Ville doit s'assurer de mieux connaître le marché et le contexte d'affaires avec lequel elle transige afin de s'adapter aux tendances et mieux diriger ses projets. Il devient pour elle nécessaire d'établir des estimations de coûts pour ses projets qui permettent d'atténuer un risque de surenchère au moment de solliciter le marché, de favoriser un climat de saine concurrence et d'inciter les entrepreneurs à soumettre des prix plus compétitifs.

Nous avons observé qu'en général, la Ville ne fait pas ces compilations et analyses des coûts détaillés; ces analyses lui permettraient d'en faire l'interprétation ou de l'utiliser à son bénéfice pour mieux évaluer sa performance dans les estimations de coûts de projets, mais plus encore de mieux connaître les tendances du marché et d'élaborer des stratégies favorisant la concurrence.

ACCÈS INFORMATIQUE ET CONTRÔLE RELATIFS À LA PERTE DE RENSEIGNEMENTS

Notre mission d'audit nous a permis de déterminer que l'état de désuétude de l'application des services financiers de la Ville de Gatineau représente des risques importants. La Ville devrait revoir le calendrier d'investissement en matière d'applications informatiques et accélérer la mise à niveau de l'application financière du Service des finances de la Ville.

Nous avons aussi abordé la question de la remise en service en cas de sinistre pouvant affecter un système ou occasionner des pertes d'informations. Il fut porté à notre attention que la Ville ne possède aucun plan en cas de destruction du matériel informatique. Ainsi, plusieurs semaines pourraient s'écouler avant le retour à la normale de services et ainsi causer des torts potentiels importants pour la Ville de Gatineau.

RÔLES ET CONTRÔLES LIÉS AU FINANCEMENT MUNICIPAL À LA STO

Considérant l'importance de la contribution municipale au budget de la STO et du risque organisationnel qui y est associé, le Bureau du vérificateur général a identifié ce sujet pour un audit.

Le rôle de l'Administration municipale dans la revue et les analyses des données budgétaires de la STO n'est pas établi formellement. Ce rôle reste confus, non documenté et il en va de même avec les contrôles à être exercés.

Nous avons noté que la communication entre les deux organisations mérite d'être revue afin d'assurer une meilleure collaboration à tous les niveaux.

Nous avons présenté cinq recommandations dont la principale vise l'établissement d'un protocole d'entente-cadre afin de favoriser la mise en place de saines pratiques de gestion et d'améliorer une reddition de comptes et des communications rendues nécessaires dans un tel modèle de gouvernance.

RECOMMANDATIONS ANTÉRIEURES

Avec la publication des rapports annuels du vérificateur général pour les années 2009 à 2012 inclusivement, 134 recommandations ont été émises aux dirigeants. De ce nombre, en date du présent rapport, 118 recommandations (88 %) ont été appliquées ou sont en voie de l'être.

Comme au cours des années antérieures, j'ai reçu l'entière collaboration des gestionnaires et des employés municipaux à l'occasion des audits réalisés. Je les en remercie.
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