1. Objectif

La Ville de Gatineau entend soutenir les organismes à but non lucratif dans la tenue d'événements qui ont un impact positif auprès des citoyens de Gatineau. Ce soutien peut prendre la forme d'un achat publicitaire ou d'un positionnement dans le cadre d'un événement.

L'événement doit favoriser un positionnement de l'image de la Ville, susciter un sentiment de fierté de la population gatinoise et être en cohérence avec les orientations et valeurs de la Ville.

2. Portée

La politique s'applique à toutes les offres d'achat publicitaire inférieures à 5000 $ proposées dans le cadre d'un événement ou d'un projet en particulier, qui sont adressées à la Ville.

3. Définitions

Partenariat financier :

Contribution financière accordée à un projet ou un événement offrant un potentiel de visibilité pour la Ville.

Le partenariat peut impliquer une contribution autre que financière, telle que prêt d'équipement ou de salle, ressources humaines ou services divers.

Plan de visibilité :

Description détaillée des moyens et activités de visibilité offerts à la Ville proportionnellement à la valeur marchande de l'achat publicitaire dans le cadre d'un projet ou d'un événement.

Subvention :

Soutien financier que la Ville accorde à un organisme qui en fait la demande dans le cadre de l'un de ses programmes.

Subvention discrétionnaire :

Montant d'argent donné à même le budget discrétionnaire d'une personne (par exemple un élu) dans le but d'aider un organisme ou d'encourager un projet.

Organisme :

Organisme à but non lucratif qui présente une offre d'achat publicitaire à la Ville dans le cadre d'un projet ou d'un événement en échange d'un plan de visbilité

4. Principes directeurs

La présente politique, dans son application, doit s'accorder aux principes directeurs suivants :

• Le développement durable et la protection de l'environnement;
• Le développement économique, culturel, social ou communautaire;
• La mise en valeur de l'identité gatinoise;
• La mise en valeur de la diversité culturelle de Gatineau;
• L'implication des individus à l'amélioration de leur milieu de vie.

5. Critères

• Le projet ou l'événement doit contribuer à accroître la bonne réputation de la Ville de Gatineau et à mettre en valeur ses activités et ses services.
• Image institutionnelle : la publicité favorise la valorisation de l'image institutionnelle auprès des citoyens et/ou son rayonnement à l'extérieur de la Ville de Gatineau.
• Sentiment d'appartenance : la publicité est susceptible de renforcer le sentiment d'appartenance à la Ville de Gatineau.
• Le projet ou l'événement doit dégager une image positive et crédible.
• L'événement a des retombées ou des bénéfices pour les citoyens de Gatineau;

De plus, les éléments suivants seront considérés :

• Valeur marchande de la publicité offerte à la Ville;
• Participation anticipée, achalandage, lectorat, etc.;
• Engagement de la communauté (participation de bénévoles, partenariats, etc).
• L'offre d'achat publicitaire doit être accompagnée d'un plan de visibilité démontrant que le prix demandé correspond à sa juste valeur marchande. La publicité peut prendre diverses formes : logo sur le matériel de promotion, affichage, objets promotionnels, représentant officiel, autres.
• Le prix de l'achat publicitaire varie entre 100 $ et 5000 $ selon la valeur marchande de celle-ci. Ce montant peut comprendre le don d'articles promotionnels
• Le projet ou l'événement doit être organisé par une organisation sans but lucratif ou une coopérative de solidarité qui s'est, par ses statuts, interdit d'attribuer une ristourne ou de verser un intérêt sur toute catégorie de parts privilégiées, sauf si cette ristourne est attribuée ou si cet intérêt est versé à une municipalité, à l'Union des municipalités du Québec ou à la Fédération québécoise des municipalités locales et régionales. Cet organisme ne peut non plus s'adonner à des activités de nature industrielles ou commerciales.
• L'évaluation de la demande tient compte de toute autre contribution financière, prêt de salle ou d'équipement ou subvention que l'organisme aurait déjà reçu de la part de la Ville.

Dans certains cas, le Service des communications peut faire une contre-proposition à l'organisme dans le but de bonifier l'entente d'achat publicitaire sur la base du principe gagnant-gagnant.

Restrictions et exclusions

Une entente d'achat publicitaire dans le cadre d'un événement communautaire ne peut être conclue sur une base récurrente.

Chaque demande est analysée en fonction du budget disponible et des critères ci-haut mentionnés au moment de la présentation de l'offre.

La Ville ne peut établir d'entente d'achat publicitaire avec :

• Les organisations, associations, regroupements, partis politiques ou autres programmes qui exigent, comme condition nécessaire pour bénéficier de son soutien ou de ses services, l'adoption ou la promotion de croyances religieuses, d'idées politiques ou qui sont réservés exclusivement à un groupe culturel précis;
• Les organisations à but lucratif et les entreprises privées.

6. Comment faire une demande

L'organisme doit acheminer sa demande au Service des communications, par courriel à communications@gatineau.ca ou par la poste à Service des communications, 25, rue Laurier, C.P. 1970, succ. Hull, Ville de Gatineau, Gatineau (Qc) J8X 3Y9.

L'organisme doit faire sa demande suffisamment à l'avance (souvent plusieurs mois) pour être en mesure d'intégrer les éléments de visibilité négociés avec la Ville à ses outils de communications. Il doit également prévoir un délai de réponse variant entre deux et quatre semaines.

La demande doit comprendre :

• Les coordonnées de l'organisme ainsi que le nom de la personne responsable à contacter;
• Sa mission et ses objectifs;
• Le numéro d'organisme de charité, s'il s'agit d'un organisme;
• L'objectif et la description du projet;
• La clientèle visée par le projet et le nombre de participants anticipé;
• Le lieu où se tiendra le projet;
• Le plan de visibilité accordé à la Ville;
• L'existence de toute autre contribution financière que la Ville aurait accordée à l'organisme, incluant les subventions, les dons à même les fonds discrétionnaires des élus ainsi que les prêts d'équipement ou de salles.

Sur réception de l'offre, le Service des communications procédera à l'analyse selon les critères énumérés plus haut et les fonds disponibles dans un délai de deux, à quatre semaines.

Dans tous les cas, une réponse écrite sera acheminée au à l'organisme.

Si la réponse est positive, le Service des communications soumettra à l'organisme un protocole d'entente d'achat publicitaire qui devra être signé par la personne autorisée au sein de l'organisme. Le Service des communications assurera le suivi avec l'organisme et fera la recommandation de l'octroi du montant stipulé au protocole.