Le français au bureau consacre les pages 743 à 779 à l'adressage. Veuillez vous y référer au besoin de même qu'à la rubrique Vedette de la Banque de dépannage linguistique.

Les règles d'écriture de la suscription (nom et adresse du destinataire) s'appliquent tant à l'enveloppe qu'à la vedette d'une lettre.

Les éléments de la suscription vont du particulier au général, ligne après ligne, dans l'ordre suivant :

• Titre de civilité (écrit au long) et nom du destinataire;
• Fonction (lorsque nécessaire);
• Unité administrative (si on le juge pertinent);
• Nom de l'entreprise;
• Nom de l'immeuble (si on le juge pertinent);
• Numéro d'immeuble suivi d'une virgule et d'un odonyme (générique et spécifique), suivi d'une virgule et d'une spécification lorsque nécessaire (p. ex. : bureau 1234; app. 1; 3^e étage);
• Ville suivie de la province entre parenthèses et du code postal précédé de deux espaces.

Un exemple vaut mille mots!

Madame Prénom Nom
Réviseure
Service des communications
Ville de Gatineau
Maison du citoyen
25, rue Laurier, 3^e étage
Gatineau (Québec)  J8X 4C8

Fonction et unité administrative

On peut juger pertinent de spécifier le nom de l'unité administrative dans laquelle travaille le destinataire. Si on a précisé sa fonction et que celle-ci inclut une partie du nom d'une unité administrative (c'est souvent le cas lorsqu'une personne occupe un poste de cadre), il est recommandé d'employer les prépositions nécessaires dans l'appellation.

Ainsi on n'écrira pas :

Mais plutôt :

Précisons que dans un organigramme ou une carte professionnelle, la coutume est plutôt d'écrire :
Service des communications – Communication multimédia.

Spécifications

Les spécifications usuelles sont « appartement » et « bureau ». Il faut s'abstenir de faire précéder le numéro du dièse (#) ou de l'abréviation « n^o » (notons au passage que « no. » est une abréviation anglaise). Les termes « appartement » et « bureau » peuvent être écrits au long ou en abrégé : « app. » et « bur. ». Il ne faut en aucun cas utiliser les termes « chambre » ou « suite » qui désignent respectivement une pièce où l'on dort et un appartement de plusieurs pièces dans un hôtel.

Types d'adresse

Enfin, précisons qu'il existe deux types d'adresse, qui peuvent différer ou non : l'adresse municipale et l'adresse postale. La première (aussi appelée adresse géographique) sert à situer précisément un lieu, un établissement, alors que la seconde sert à indiquer le point de livraison du courrier.

Adresse municipale	Adresse postale
Maison du citoyen 25, rue Laurier Gatineau (Québec)  J8X 4C8	Ville de Gatineau C. P. 1970, succ. Hull Gatineau (Québec)  J8X 3Y9

Les règles d'écriture particulières des adresses sont décrites dans la section Directives d'adressage du site Web de Postes Canada.